טיפ 1: כיצד לתכנן יום עבודה של מנהל
טיפ 1: כיצד לתכנן יום עבודה של מנהל
אחת המשימות העומדות בפני המנהיג -תכנון רציונלי של יום העבודה שלך. לא ניתן להגדיל את מספר השעות ביום, ולכן בעת הקצאת הזמן, יש צורך לקבוע עדיפות נכונה, להגדיר מטרות ומשימות במשך כמה ימים מראש. התכנון המוסמך של יום העבודה מסייע לחסוך זמן לפתרון משימות יצירתיות חשובות יותר.
יהיה עליך
- - יומי;
- - השגרה היומיומית של המנהיג;
- - רשימת האירועים הנוכחיים בהשתתפות ראש.
הוראות
1
הגדר את שגרת היומיום הרגילה שלך. פעילויות מסוימות ניתן לחזור על עצמם מיום ליום, אחרים הם בעלי אופי חד פעמי. גיבוש תוכניות בשבוע הבא ובחודש. מסדרים את הפעילויות הצפויות לפי סדר החשיבות. כתוצאה מכך, אתה צריך לקבל רשימה של משימות הממוקמות בהיררכיה מסוימת.
2
כלול את שגרת היומיום פעילויות אלהנכללות בתוכניות העבודה של הארגון או הארגון עבור הרבעון, חצי שנה ושנה. להרכיב מידע על מחלקות יחידות מבניות על פעילויות בקרה ואימות שבו אתה חייב לקחת חלק ישיר.
3
אם מתוכננים אירועים מתוזמניםזמן מסוים, לקבץ אותם ולשים אותם בחוברת העבודה שלך לפי סדר עדיפות. רשום לעצמך את החשיבות של פגישה, פגישה או משא ומתן. בעת הגדרת סדרי עדיפויות, להיות מונחה על ידי הפונקציות העיקריות שלך. תן הקצאה עוזר או מזכיר להזכיר לך את הפעילויות החשובות ביותר מראש, ולא ברגע האחרון.
4
ודא כי פעילויות מתוכננותלא חפיפה זה עם זה. אם אתה צריך לנסוע מחוץ למשרד או למשרד להשתתף בפגישה או פגישה עסקית, לעשות את הזמן הדרוש למסע בתוכניות.
5
השאר את הזמן בתרשים עבור סוגים אחריםפעילות עסקית בלתי מתוכננת. גם פער זמן קטן ימנע חיפזון ולמנוע אי הבנות רבות. לספק את שגרת היומיום גם זמן מנוחה צריכת מזון.
6
תביא את שגרת היומיום שלך לעוזר שלך. שאל את המזכיר להודיע לך באופן קבוע על שינויים בתוכניות לאירועים המתרחשים מסיבות אובייקטיביות. לאחר שקיבל מן עוזר מידע משמעותי, מיד לבצע תיקונים לשגרת היומיום.
טיפ 2: כיצד לתכנן יום מנהל
תכנון וארגון זמן עבודה -מרכיב חשוב של עבודה יעילה בכל עמדה. במקרה של מנהל, חשיבות התכנון הראשוני עולה עוד יותר, ולכן יש צורך לגשת בזהירות רבה לנושא.
הוראות
1
המנהיג יכול לתכנן את זמנו בעצמו אובאופן מלא או חלקי, תפקיד זה למזכיר-המזכיר. בכל מקרה, אי אפשר לעשות בלי אינטראקציה עם המזכיר, שכן הוא מכין ומארגן מפגשים, חומרים לפגישות, מקבל שיחות נכנסות. יתר על כן, המזכיר בדרך כלל זוכר את כל התוכניות של המנהל הידוע לו ומנסה להפיץ אותם על פי זמן עבודה, ולכן חשוב מאוד להודיע למזכיר בזמן על שינויים בתוכניות שלו.
2
אבל לא להסתמך רק על המזכיר,חשוב ללמוד כיצד להקצות את הזמן שלך, כך שיש לך זמן לעשות הכל מתוכנן. דרך טובה היא לנתח כל שעה האחרונה כדי לגלות בדיוק מה נעשה וכמה זמן זה לקח. כמו כן יש צורך לבודד לעצמו את המשימות הגלובליות העיקריות כמנהיג, ולהקדיש את זמן העבודה העיקרי להחלטתם. בכל מקרה, את המשימות החשובות ביותר יש לפתור קודם כל, שכן ידוע כי 80% של המשימות הנוכחיות נפתרים עבור 20% הראשונים של יום העבודה, ואת הזמן הנותר הוא בילה רק עבור 20% של העבודה.
3
אל תתנו אירועים מקריים לחצות את שלךלוח זמנים. עדיף לשים קצת זמן עליהם מראש, זה יאפשר לך סביר יותר יש זמן לבצע את המשימות הבסיסיות. תכנון פגישות, אירועים, מפגשים, כנסים מתקיימים בזמן אמת, מה שיידרשו, תוך התחשבות בהכנה, היכרות ראשונית עם החומרים, דיונים ספונטניים ושאלות. נסו לבצע אירועים כאלה בזמן, כך שתחילת הפגישה הבאה לא תישאר בסוף הקודמת, כי במקרה זה תאלצו לעיתים קרובות להיות מאוחר או למחוא כפיים.
4
תפקידיו של מזכיר הם לעתים קרובותתכנון ראשוני ליום ולשבוע, תוך התחשבות בקבלת שיחות, הצעות, הזמנות. מומלץ לדון עם המזכיר בסוף היום את הרעיון של לוח הזמנים שלך, ביצוע תיקונים זה. זה אפילו יותר טוב לעשות את זה במחצית השנייה של היום, כך למזכיר יש הזדמנות לבצע שינויים, לבצע שיחות עם ההצעה לדחות את האירוע הזה או אחר. מגע מתמיד עם המזכיר צריך להיות הרגל, כי לוח הזמנים שלו תלוי ישירות שלך, ופעילויות רבות דורשות הכשרה מראש מהצד שלו.
5
לנתח את ימי העבודה בעבר במונחים שלהפצה יעילה של זמנם. אולי תראה פתרונות שיאפשרו לך לנהל יותר, למשל, לקיים מספר פגישות באזור אחד או לשלב כמה פעילויות. רשום הערות על האירועים שהתרחשו ומתוכננים ביומן.
