כיצד להגיש בקשה לקבלת אותיות נכנסות
כיצד להגיש בקשה לקבלת אותיות נכנסות
המסמכים המגיעים לארגון כפופיםחשבונאות. בדרך כלל רישום של אותיות נכנסות היא המשימה של המשרד, אבל קולקטיבים קטנים החובה הזאת מוקצה לעתים קרובות למזכיר. שיטת ההתכתבות, ככלל, מתוארת בפירוט בהוראות הפנימיות לשמירה על רשומות. אם הוא אינו זמין, בעת עיבוד מסמכים חדשים, עליך לפעול לפי סדר פעולות מסוים.
יהיה עליך
- - יומן התכתבות נכנסת;
- - חותמת "מכתב נכנס".
הוראות
1
קבל ומיין את התכתובת הנכנסת. אתה צריך לפתוח את כל מכתבים, למעט לאלה שיש סימון מיוחד, למשל, "אישיתמנהיג "או" סודי "וכו '. לא למהר לזרוק את המעטפה, לבדוק תחילה אם כתובת החזרה מצוין בטקסט. הרישום אינו צריך מסמכי חשבונאות (חשבוניות, חשבוניות), ברכות, חומרי קידום מכירות.
2
הזן מידע על האותיות שהתקבלו ביומןרישום התכתובת הנכנסת. זה יכול להיות אלקטרוני או מסורתי (נייר). בעת מילוי טפסים אלקטרוניים, בצע את ההמלצות של מפתחי התוכנית. מערכות מחשב להקל על העבודה הפקידותית, מסייע לך למצוא במהירות את המידע הדרוש לך. עם זאת, בהם איחוד חשוב, שמירה קפדנית של הכללים של הזנת נתונים, אחרת המסמך יכול ללכת לאיבוד במסד הנתונים.
3
אתה יכול לקנות מגזין מסורתיאו להדפיס אותו בעצמך במחברת בגודל A4. הדרישה העיקרית לכך היא הפשטות של החיפוש, את הבהירות ואת הדיוק של המילוי. נוח להתחבר בטבלה עם העמודות הבאות: 1. תאריך הרישום. יש להביא בחשבון מכתבים נכנסים ביום קבלתם ובערב יועברו לבדיקה לבדיקה, אלא אם כן יתקבל נוהל אחר בארגון; מספר רישום. תכונה זו של המסמך מורכבת ממספר התיקיות של המקרה "מסמכים נכנסים" (לפי המינוח המאושר של ענייני הארגון) והמספר הסידורי (מתחילת השנה הקלנדרית) של המכתב שהתקבל. לדוגמה, "מס '01-12-273", כאשר 01-12 הוא מספר המקרה הנומינלי, 273 הוא מספר האות הייחודי. כל התכתובת הנכנסת נרשמת פעם אחת, ללא קשר למספר העותקים שהתקבלו מאוחר יותר, כולל עותקים אלקטרוניים; מחבר המכתב (ארגון, אדם פרטי), למשל, "מפגש" LLC או "מינהל אזורי, סגן ראש V.Sidorov", וכו '4. הנושא של המסמך. טור זה יכול להיות מלא מידע מכותרת של מכתב או בקצרה לגבש את הרעיון המרכזי לאחר זה כבר לקרוא. כתוב כך מאוחר יותר אתה יכול בקלות זוכר איזה סוג של מסמך זה, ולהסביר את זה לעמיתיך. לדוגמה, "על סיום חוזה עבור שירותי התחבורה" או "על מתן מידע על מס הכנסה עד 12.12.2011", וכו '; 5. מבצע. השלם את התיבה לאחר קבלת אשרת הראש. הזן את שם העובד שיכין את התשובה. כאן, סמן את תאריך היעד. תאריך התשובה למכתב הדחוף צריך להיות מסומן עם סמן צבעוני או קו תחתון. הערות. כאן ניתן לרשום הערות על ביצוע הוראות המנהל, או לציין נוכחות של בקשות חשובות למכתב, או לסמן את מספר העותקים שיש לעובדים בעבודה.
4
השלם את הטבלה לפי שיקול דעתך. לדוגמה, מחשש לביטחון המסמכים, בחר בעמודה לחתימת האמן עם קבלת המכתב. עם זאת, לא להעמיס את המגזין ואת עצמך עם רשומות מפורטות מדי. כל המידע הדרוש מכיל מסמך, טופסי רישום רק לעזור לעקוב אחר שלב העבודה על זה.
5
על כל האותיות, לשים חותמת מיוחדת עלאשר מציין את סוג התכתובת - "תיבת הדואר הנכנס". הרושם צריך להיות ממוקם בפינה הימנית התחתונה של העמוד הראשון של המסמך. ודא שהטקסט אינו חופף. יש להזין את המספר הסידורי ואת תאריך הקבלה באופן ידני בשורה של ההדפסה.
